Het kan ook anders
Meer werkplezier, minder verzuim: samen aan de slag
Een pilot uitgevoerd bij een directie van het Ministerie van Landbouw, Natuur en Voedselkwaliteit

Voor de sector Rijk is voor de periode 2001 - 2004 een arboconvenant afgesloten tussen het Ministerie van BZK, de samenwerkende Centrales van Overheidspersoneel en het Ministerie van SZW. De belangrijkste doelstelling van het convenant was de aanpak van werkdruk, ziekteverzuim en (re)integratie van langdurig zieke werknemers en arbeidsgehandicapten in de sector Rijksoverheid. Om deze doelstelling te halen zijn er een aantal pilots gesubsidieerd. De pilot 'Het kan ook anders' bij het ministerie van LNV was daar één van.

Vulkaan nam 75 medewerkers van een directie van het Ministerie van Landbouw, Natuur en Voedselkwaliteit mee op een ontdekkingsreis door de eigen organisatie. In negen maanden stippelden zij samen de weg uit naar een plezieriger werkklimaat en minder ziekteverzuim.

Bij de directie was sprake van een relatief hoog ziekteverzuim, maar met grote verschillen tussen afdelingen. Na een startconferentie voerde Vulkaan een serie oriënterende gesprekken met alle medewerkers, ook met werknemers die langdurig ziek waren. Deze gespreksronde had een tweeledig doel. Ten eerste het stellen van een diagnose: hoe 'ziek' was de directie nu eigenlijk? Ten tweede het creëren van voldoende draagvlak bij alle medewerkers voor het verdere verloop van de pilot.

Uit de gespreksronde bleek dat bij de directie een 'eilandencultuur' bestond: afdelingen werkten weinig samen. Ook verliep de communicatie tussen leidinggevenden en medewerkers en medewerkers onderling vaak indirect. Bij de afdelingen met het hoogste ziekteverzuim had het werkplezier te lijden onder gevoelens van onderwaardering en een te zeer op inhoud gerichte stijl van leidinggeven.

Het kan ook anders!

De uitkomsten van de medewerkergesprekken dienden als input voor het vervolgtraject.
Kern hiervan was het bewerkstelligen van een cultuuromslag door het op gang brengen van een dialoog en beweging op alle niveaus van de organisatie. Inzicht krijgen in het eigen aandeel in de situatie stond hierbij voorop, telkens gevolgd door een activiteit om hierin zelf verbeteringen aan te brengen. Meer werkplezier en minder verzuim zijn immers een zaak van de deelnemers zélf. Zij moeten het doen!

In een aantal organisatiebrede én per afdeling op maat gesneden workshops is gewerkt aan thema's als open en direct communiceren, feedback geven en ontvangen en coachend leiderschap. Afdelingsoverstijgende accountgroepen stimuleerden de onderlinge samenwerking. Het MT vervulde in de pilot een voorbeeldfunctie door nadrukkelijk aan de eigen stijl van communiceren te werken.

Resultaten

De pilot is afgerond met een slotconferentie. De resultaten laten zien dat het inderdaad anders kan. Tijdens de pilotperiode daalde het ziekteverzuim van 9,4 naar 6,4 procent: twee keer zo snel als landelijk. Vijf maanden na afloop van de pilot is het ziekteverzuim nog steeds op dat sterk verlaagde niveau.

Ook de stijl van leidinggeven is veranderd: die is nu minder taakgericht. Het management heeft instrumenten gekregen om het werkplezier te bevorderen. Informatie wordt ook beter naar medewerkers teruggekoppeld en er wordt meer waardering getoond.

Medewerkers rapporteren dat de werksfeer is verbeterd. Zij hebben collega's van andere afdelingen beter leren kennen en hun beelden of vooroordelen bijgesteld. Men neemt meer verantwoordelijkheid om zelf zaken aan te kaarten en ideeën voor veranderingen aan te dragen. Ergernissen zijn bespreekbaar geworden en daardoor is de interne flexibiliteit vergroot. Ook is er meer begrip voor de situatie en het belang van de ander. De medewerkers spreken elkaar meer aan en laten zich beter aanspreken.

Wanneer werkt deze aanpak?

Problemen in de structuur, de organisatie of met incapabele medewerkers komen door deze aanpak wel aan het licht, maar los je er niet mee op. In dat geval zijn aanvullende interventies nodig. Voorafgaand aan het starten met deze aanpak is het daarom zaak die directie of afdelingen te selecteren waar veranderingen niet alleen wenselijk of nodig, maar ook haalbaar zijn.

Deze aanpak werkt bij…
…communicatieproblemen
…een slechte sfeer
…motivatieproblemen
…nieuwe teams of een nieuwe werkwijze
…behoefte aan meer betrokkenheid
…behoefte aan een andere stijl van leidinggeven

Voorwaarden en uitgangspunten
Om een pilot als deze succesvol te maken, moet aan een aantal voorwaarden worden voldaan. Ook is het nodig om binnen de organisatie gezamenlijk enkele uitgangspunten te onderschrijven.

Deze voorwaarden en uitgangspunten zijn:

• Zorg voor commitment. Het is van groot belang dat het managementteam zich van tevoren committeert aan het project en zowel binnen het MT als de organisatie als geheel voldoende tijd vrijmaakt voor de uitvoering ervan.
• De leerwensen van medewerkers, koordinatoren en managers staan centraal
• Lever maatwerk, stem inhoudelijke en begeleidingsactiviteiten af op wat er in de organisatie speelt en leeft.
• Aan de pilot doet iedereen mee: zorg voor een mix van begeleidingsvormen zoals coaching, training, workshops en intervisiebijeenkomsten, gericht op individuen en teams, dwars door de organisatie,
• Kies verrassende werkvormen, zodat mensen loskomen uit oude patronen. De activiteiten moeten uitnodigen om spontaan en direct oplossingen te bedenken voor moeilijke of nieuwe situaties.
• Maak zoveel mogelijk gebruik van ideeën van de werkvloer. Zelfbedachte oplossingen verankeren beter dan aangereikte.
• Zorg dat mensen de tijd krijgen om nieuw geleerde vaardigheden in praktijk te brengen. Laat het project bij voorkeur een aantal maanden duren. Voordeel hiervan is ook dat de dagelijkse werkzaamheden niet worden verstoord.
  

Meer informatie? Bestel de brochure!

Als stimulans en handreiking aan de ministeries is een brochure gemaakt over de pilot.
De methodiek van de pilot bij de directie van het Ministerie van Landbouw, Natuur en Voedselkwaliteit is uitgebreid beschreven in de brochure 'Het kan ook anders'. Hierin vindt u meer informatie over de voorwaarden en uitgangspunten, de ontwikkeling, de werkvormen, de kosten en de resultaten van de pilot.

Een exemplaar van deze brochure, inclusief DVD, is te bestellen door een mail met naam en adresgegevens te sturen naar: info@vulkaan.org